Doelstelling: een gestroomlijnd proces voor het volgen van verkoopfacturen en de daarbij behorende herinneringen. Deze module is beschikbaar in het nieuwe Keurloket.

Systematiek

Het debiteurenbeheer kent een 1e en 2e lijns verantwoordelijkheid.

  • De 1e lijns behandeld de verkoopfacturen die, na de betaaltermijn van 14 dagen, een 1e herinnering hebben ontvangen. De bedoeling is om deze klanten te contacteren en een verzoek om betaling te doen.

  • De 2e lijns is verantwoordelijk voor alle aanmaningen als de 1e herinneringen niet het gewenste resultaat hebben.

Fasen

Verantwoordelijkheid

Relevante statussen

1e lijn | Herinneringen

Debiteurenbeheerder van team

1e herinnering

On hold

2e lijn | Aanmaningen

Administratie

1e aanmaning

2e aanmaning

Ingebrekestelling

On hold

1e lijn

Onderstaand scherm is zichtbaar voor 1e lijns medewerkers. Met behulp van de filteringen wordt het scherm ingericht. Onderstaande filteringen zijn noodzakelijk:

  • Gebeld → nee

  • Status → 1e herinnering

  • Team → eigen team

  • Links is een tabel opgenomen met alle verkoopfacturen.

  • Rechts is informatie beschikbaar over de geselecteerde verkoopfactuur.

Detailscherm

  • Bedrijfsgegevens

    • Informatie over de klant/bedrijfsgegevens

    • Telefoonnummer, die direct gaat bellen als je erop klikt

  • Factuurgegevens

    • Groene vinkje → factuur loopt

    • Pauze knop → factuur staat on hold

  • Overige

    • Vervaldatum heeft een potloodje waarmee je datum kunt aanpassen.

  • Notitie bij deze factuur

    • Logboek met alle wijzigingen en opmerkingen over verkoopfactuur.

  • Twee knoppen

    • Klant gesproken → er opent een pop-up om notitie achter te laten, en verkoopfactuur verdwijnt uit de lijst.

    • Klant gebeld, neemt niet op → er opent een pop-up om notie achter te laten, maar verkoopfactuur blijft in de lijst.

2e lijn

Onderstaand scherm is zichtbaar voor 2e lijns medewerkers. Met behulp van de filteringen wordt het scherm ingericht. Onderstaande filteringen zijn noodzakelijk:

  • Gebeld → leeg

  • Status → leeg

  • Team → leeg

  • Links is een tabel opgenomen met alle verkoopfacturen.

  • Rechts is informatie beschikbaar over de geselecteerde verkoopfactuur.

Statussen

Elke verkoopfactuur wordt opgenomen in het scherm van het debiteurenbeheer. Aan de hand van de status is de verkoopfactuur te volgen. Hieronder is een uitleg opgenomen van de verschillende statussen.

Status

Toelichting

1e aanmaning

Na 22 dagen wordt de 1e aanmaning automatisch verstuurd. Verkoopfactuur krijgt dan status 1e aanmaning.

1e herinnering

Na 15 dagen wordt de 1e herinnering automatisch verzonden. Verkoopfactuur krijgt dan status 1e herinnering.

2e aanmaning

Betaald

Verkoopfactuur is volledig betaald.

Ingebrekestelling

Ingebrekestelling

On hold

Bij het on-hold zetten wordt de vervaldatum op 180 dagen gezet. Dit wordt ook weggeschreven naar Snelstart.

Openstaand

Verkoopfacturen waarvan vervaldatum nog niet is verstreken.

Als klant zegt dat er betaald gaat worden binnenkort. Dan pas je de vervaldatum aan.

Veelgestelde vragen

Kun je ook de factuur opnieuw sturen vanuit dit scherm?

Nee dit kan (nog) niet. Ga hiervoor naar Keurloket oud om de factuur opnieuw te sturen. Let erop dat je dan de notitie wel opschrijft dat de factuur opnieuw.

Kun je ook hiervandaan de iDeal link opnieuw sturen?

Je kunt niet direct de iDeal link sturen. Eventueel kan de link van het klantportaal opnieuw worden gemaild. Deze kan opgezocht worden in het oude Keurloket. Open de specifieke order en onderaan vindt je een link: klantportaal.

Zijn de notities hetzelfde als de opmerkingen office?

Nee, deze notities zijn alleen zichtbaar in dit scherm bij de verkoopfacturen.