Debiteurenbeheer
Doelstelling: een gestroomlijnd proces voor het volgen van verkoopfacturen en de daarbij behorende herinneringen. Deze module is beschikbaar in het nieuwe Keurloket.
Systematiek
Het debiteurenbeheer kent een 1e en 2e lijns verantwoordelijkheid.
De 1e lijns behandeld de verkoopfacturen die, na de betaaltermijn van 14 dagen, een 1e herinnering hebben ontvangen. De bedoeling is om deze klanten te contacteren en een verzoek om betaling te doen.
De 2e lijns is verantwoordelijk voor alle aanmaningen als de 1e herinneringen niet het gewenste resultaat hebben.
Fasen | Verantwoordelijkheid | Relevante statussen |
---|---|---|
1e lijn | Herinneringen | Debiteurenbeheerder van team | 1e herinnering On hold |
2e lijn | Aanmaningen | Administratie | 1e aanmaning 2e aanmaning Ingebrekestelling On hold |
1e lijn
Onderstaand scherm is zichtbaar voor 1e lijns medewerkers. Met behulp van de filteringen wordt het scherm ingericht. Onderstaande filteringen zijn noodzakelijk:
Gebeld → nee
Status → 1e herinnering
Team → eigen team
Links is een tabel opgenomen met alle verkoopfacturen.
Rechts is informatie beschikbaar over de geselecteerde verkoopfactuur.
Detailscherm
|
2e lijn
Onderstaand scherm is zichtbaar voor 2e lijns medewerkers. Met behulp van de filteringen wordt het scherm ingericht. Onderstaande filteringen zijn noodzakelijk:
Gebeld → leeg
Status → leeg
Team → leeg
Links is een tabel opgenomen met alle verkoopfacturen.
Rechts is informatie beschikbaar over de geselecteerde verkoopfactuur.
Statussen
Elke verkoopfactuur wordt opgenomen in het scherm van het debiteurenbeheer. Aan de hand van de status is de verkoopfactuur te volgen. Hieronder is een uitleg opgenomen van de verschillende statussen.
Status | Toelichting |
---|---|
1e aanmaning | Na 22 dagen wordt de 1e aanmaning automatisch verstuurd. Verkoopfactuur krijgt dan status 1e aanmaning. |
1e herinnering | Na 15 dagen wordt de 1e herinnering automatisch verzonden. Verkoopfactuur krijgt dan status 1e herinnering. |
2e aanmaning | |
Betaald | Verkoopfactuur is volledig betaald. |
Ingebrekestelling | Ingebrekestelling |
On hold | Bij het on-hold zetten wordt de vervaldatum op 180 dagen gezet. Dit wordt ook weggeschreven naar Snelstart. |
Openstaand | Verkoopfacturen waarvan vervaldatum nog niet is verstreken. |
Als klant zegt dat er betaald gaat worden binnenkort. Dan pas je de vervaldatum aan.